Wat is een registratie website?

Via de registratie website gebeurt alle of een gedeelte van de communicatie van een event.

De lay-out is aangepast aan het event of de huisstijl van het bedrijf.

Ze bestaat uit een aantal algemene pagina's met verwelkoming, programma, locatie.

Verder is er één of meerdere registratiepagina's waarmee de bezoekers kunnen registreren. Wanneer de bezoeker ingeschreven is wordt er automatisch een confirmatie op het scherm getoond en per e-mail opgestuurd. Meestal worden de ingevulde gegevens herhaald zodat men kan verifiëren of alles goed ingegeven is. De confirmatie e-mail bevat een link waarmee men achteraf de gegevens kan aanpassen indien dit in het project toegelaten is.

Om het onthaal te versnellen kan een barcode voorzien zijn.

Hoe worden de registraties opgevolgd?

Na inloggen krijgt men toegang tot registratiebeheer. Hier kan men registraties opzoeken en aanpassen. Zo krijgt men snel een antwoord op de vraag of een bepaald persoon al ingeschreven is, of de partner meekomt, welke dagen er overnacht worden, aan welke activiteit deelgenomen wordt,...

Verder kunnen er statistieken opgevraagd worden zoals aantal personen per workshop, registraties per dag, ...

Alle informatie kan ook naar Excel gedownload worden voor diverse extra rapportages en overzichten.

Hoe wordt een betalend event aangepakt?

Er kan een verschillende prijs ingesteld worden afhankelijk van de gekozen opties (welke uitstap wil men doen, welke hotelkamer,...) of het tijdstip van de registratie (early-bird korting,..). Onderaan komt het totaalbedrag te staan. Bij de registratie wordt direct een confirmatie opgestuurd zodat de bezoeker weet dat de registratie goed verlopen is. Hier kan nog extra betaalinfo opstaan zodat men alle gegevens heeft om een overschrijving te doen of alsnog elektronisch te betalen.

Men kan de bezoeker verschillende alternatieven aanbieden:

• elektronisch betalen
• betalen via overschrijving
• ter plaatse betalen

Wanneer elektronisch betalen geselecteerd is krijgt men automatisch de mogelijkheid om elektronisch te betalen. Dit kan via Bancontact, VISA, Mastercard,...

Nadat de betaling uitgevoerd is wordt het definitief ticket verstuurd.

Hoe gebeurt de confirmatie wanneer er meerdere mensen op één formulier registreren?

Op sommige formulieren is er de mogelijkheid om meerdere personen gelijktijdig te registreren. Dit kan een mogelijkheid zijn om een partner mee te nemen of de verschillende personen te noteren bij een familie dag.

Als men iedereen bij het onthaal apart wil inscannen zijn er twee mogleijkheden:

• In de bevestigingsemail staan de verschillende personen vermeld met elk hun eigen barcode
• Er wordt een bijlage toegevoegd aan de confirmatie e-mail waarbij voor iedere bezoeker een bladzijde aanwezig is met de praktische gegevens en de barcode. Zo kan iedereen direct zijn persoonlijk ticket krijgen.

Hoe worden registraties beperkt tot de uitgenodigde mensen?

Bij sommige events heeft men een code nodig om zich te registreren. Dit kan op 2 manieren:

• Met een algemene code die voor iedereen of een groep van personen dezelfde is
• Met een unieke code die voor iedereen verschillend is

Aan de codes kunnen verschillende opties gekoppeld worden: sommige personen mogen bvb een partner meebrengen en andere niet.

Kunnen registraties automatisch afgesloten worden?

Afhankelijk van het project kunnen registraties automatisch afgesloten worden

• De keuze van een workshop of hotelkamer kan afgesloten worden als de zaal of het hotel volzet is
• Alle registraties kunnen gestopt worden als een bepaald aantal bereikt is
• De registraties kunnen gestopt worden op een bepaald ogenblik

Wanneer de registraties afgesloten zijn wordt er een vooraf gedefinieerd bericht getoond met bvb de contactgegevens van iemand die nog kan gecontacteerd worden.

Kan er voor de bezoeker een overzicht getoond worden van wie reeds ingeschreven is?

Om mensen te overtuigen om ook in te schrijven is het mogelijk om een lijst te tonen van de mensen die reeds ingeschreven zijn.

Kan er extra informatie op de registratiesite gezet worden na het event?

Na het event kan er een fotoalbum toegevoegd worden of een download pagina van de gegeven presentaties.

Wat zijn de voordelen van een registratie website?

• Bespaar tot 15 uur werk per 100 bezoekers
• De lijsten en overzichten zijn steeds up-to-date
• Men kan eenvoudig herinneringen sturen naar de mensen die nog niet geregistreerd of betaald hebben
• De inschrijvingen verlopen vlot en men beschikt over alle nodige informatie
• Er zijn minder no-shows door de mensen eenvoudig hun inschrijving te laten annuleren