Hoe verloopt het onthaal?

Via de registratiewebsite hebben de bezoekers zich geregistreerd en een confirmatie e-mail gekregen. Ofwel worden de bezoekers bij het onthaal gevalideerd door het intypen van de eerste letters van hun naam of bedrijf, ofwel is er barcode in de confirmatie e-mail voorzien en kan men eenvoudig valideren door deze te scannen. Er hoeft geen problem desk voorzien te worden voor de mensen die hun confirmatie e-mail vergeten zijn daar deze in de normale flow meegenomen kunnen worden.  Bij validatie ziet men meteen alle relevante informatie van de bezoeker:

• wat is zijn/haar functie?
• Is er betaald?
• Is een ticket dubbel gebruikt?
• Welke kleur van lanyard moet gegeven worden?
• Aan welke tafel zit deze persoon?
• Wie is de verantwoordelijke account manager?
• ...

In het systeem wordt geregistreerd dat deze persoon binnen is. Wanneer live badging gebruikt wordt zal direct de gepaste badge geprint worden zodat deze niet meer gezocht moet worden.

Belangrijk is dat er geen single point of failure in de gekozen oplossing is zodat dit heel bedrijfszeker kan verlopen. Daarom zijn oplossingen op basis van een centrale server of die permanent afhankelijk zijn van het internet te vermijden.

Welke informatie heeft men tijdens en na het onthaal?

Tijdens het onthaal heeft men permanent een zicht op hoeveel personen reeds ingecheckt zijn, hoeveel er ter plaatse toegevoegd zijn en hoeveel er nog moeten komen. Verder kan men een antwoord geven op de vraag of iemand al aanwezig is of wie er van een bepaald bedrijf of tafel al aanwezig is.

Verder kan men zien hoeveel gasten er per kwartier binnen komen om de start van het programma eventueel nog wat uit te stellen.
 

Na het evenement heeft men naast bovenstaande informatie ook 2 Excel rapporten. De ene bevat een overzicht van alle gasten met de indicatie of ze aanwezig of afwezig waren. De tweede is een auditfile met wat er wanneer aan het onthaal geregistreerd is.

Enkele belangrijke vragen waar een antwoord op gegeven kan worden:

• Wie was ingeschreven en kwam niet opdagen? (No-show)
• Wie waren onze bezoekers?
• Wie is er ter plaatse geregistreerd?
• Wie waren de laatkomers?
• Hoe lang bleven de bezoekers gemiddeld op het event?

Hoe verloopt het onthaal bij een business event met live badging?

Voor grotere events zorgt het live printen van badges voor het vlotste onthaal.

De bezoeker meld zich aan en wordt gevalideerd (scannen barcode, opzoeken op naam). Hierdoor krijgt de hostess alle relevante informatie en wordt de badge geprint en overhandigd.

Vermits elke hostess over de volledige gastenlijst beschikt en elke badge kan printen hoeft de bezoeker niet aan te schuiven aan een bepaalde desk maar kan een willekeurige vrije hostess genomen worden. Hierdoor wordt elke post 100% benut.

Bij business events wil men de wachtrijen zo beperkt mogelijk houden. Om het onthaal rustig te laten verlopen wordt bij het printen van badges 20 sec per bezoeker en per post gerekend (180 per uur). Het grote voordeel van live badging is dat men de badge niet moet zoeken wat vanaf +/- 400 badges toch omslachtig wordt.

Hoe verloopt het onthaal bij een business event met pre-printed badges?

Voor kleinere events (< 400 personen) met badges worden deze meestal op voorhand geprint. De badges staan alfabetisch gerangschikt op plateau’s. Deze kunnen tot 100 badges bevatten. Men heeft best één hostess per 100 bezoekers. Men kan een opdeling maken met beginletter van de naam per post of de bezoekers willekeurig laten aanschuiven.

Voor onverwachte bezoekers gebruikt men een aantal badges waar men de naam nog kan opschrijven of heeft men een extra post met printer om ter plaatse nog badges te printen.

Hoe verloopt het onthaal bij events zonder badges?

Bij grotere events worden PC's met scanners gebruikt om de bezoekers vlot te valideren. Extra gasten worden ter plaatse toegevoegd.

Bij kleinere events zal met tablets met scanners gebruiken.

Voor out-door scanning en events met een grote toeloop worden handhelds scanners gebruikt.

Correcte informatie verzamelen zonder pre-registratie door het gebruik van eID lezers.

Op sommige publieks evenementen komen er veel bezoekers ter plaatse die nog niet op voorhand geregistreerd zijn. Om het onthaal te versnellen kan men de gegevens van de e-ID lezen zodat men steeds de juiste schrijfwijze heeft. De voordelen hierbij zijn:

• Reduceer de benodigde tijd voor het verwerken van de bezoekersgegevens
• Reduceer het aantal typfouten
• Vraag een gedeelte van de informatie via het eID en vraag extra informatie via het scherm
• Exporteer alle verzamelde gegevens op het eind van het evenement voor verdere opvolging
• Print badges met de foto van de eID kaart voor betere controle
• Valideer toegang op basis van toegelaten leeftijd of postcode
• Is een ideaal tool voor beveiligde sites.

Hoe kunnen de bezoekers een toegangsticket met barcode krijgen

Wanneer het gebruikte registratiesysteem geen confirmatie e-mails met barcode stuurt kan men deze nog op verschillende manieren aanbieden:

Op basis van een Excel gastenlijst wordt een mailing gedaan praktische informatie en barcode. Deze mail wordt afgeprint en meegebracht of de barcode wordt ter plaatse getoond via de smartphone. 

Wanneer de bezoekers geen persoonlijk e-mail adres hebben of di tniet gekend is worden op basis van een Excel gastenlijst gepersonaliseerde brieven opgemaakt met barcode. Deze worden per post of via inerne post verdeeld onder de bezoekers die deze meebrengen naar het onthaal.

Wat zijn de voordelen van een onthaal toepassing?

• Permanent overzicht van het aantal aanwezigen
• Men kan antwoord geven op de vraag of iemand al aanwezig is
• De bezoeker heeft vanaf het begin een professionele en aangename indruk
• Na het event heeft men duidelijke statistieken: wie was aanwezig, wie was afwezig, wie is ter plaatse ingeschreven
• Besparing op manueel werk