Welke soorten badges bestaan er?

Omdat elk event zijn specifieke noden heeft, is het dan ook noodzakelijk dat er een ruime keuze aan badges wordt aangeboden:

PVC badges

PVC badges worden voornamelijk gebruikt voor B2B events en zijn 86 op 54 mm. Ze zijn strak en professioneel en van mooie kwaliteit. Een bijkomend voordeel is dat ze snel ter plaatse gepersonaliseerd kunnen worden. 

Congres badges

Congres badges van 97 op 86 mm hebben als voordeel dat op de achterzijde een gepersonaliseerd programma van het congres geprint kan worden. Door het grotere formaat worden ze ook gebruikt om extra branding toe te voegen of sponsors te vermelden.

Polsbandjes

Voor een familiedag of evenementen waar toegangscontrole belangrijk is worden polsbandjes gebruikt. Hierop kan men een barcode voorzien als er verder gevaildeerd moet worden of bvb het telefoonnummer van de ouders.

Thermische kaartjes of klever

De thermische kaartjes en klevers hebben als belangrijk voordeel dat ze goedkoop zijn en snel geprint kunnen worden. Typisch zijn ze wit en wordt er zwart op geprint. Er bestaan verschillende afmetingen. Bij een seating dinner waar geen PVC of congres badges nodig zijn kan men een kaartje printen met de zone en het tafelnummer zodat bezoekers snel hun plaats vinden. Voor een beurs met veel bezoekers kan men thermische klevers printen zodat de standhouder kan zien wie op bezoek is en dit aan een realistisch budget.  

Stoffen kleefbadges

Alhoewel minder gebruikt kan men ook stoffen badges printen die op de kleding gekleefd kan worden.

Badges op voorhand of ter plaatse printen?

Badges op voorhand printen

Bij vooraf printen worden deze alfabetisch op bedrijf of naam gesorteerd. Ze worden in doosjes of op plateau geleverd. Koffers beschermen de badges op plateau tijdens het transport. Het voordeel van levering op plateau is dat ze direct overzichtelijk klaar liggen tijdens het onthaal. Er kunnen tot 100 badges op één plateau geplaatst worden.

Voor extra gasten kunnen er extra badges voorzien worden in dezelfde lay-out maar met een wit handtekeningvlak waarop de naam van deze bezoeker geschreven kan worden zodat ze net als de andere bezoekers over een professionele badge beschikken. Als alternatief kan er een PC en printer voorzien worden om voor deze bezoekers ter plaatse een badge te printen.

Badges ter plaatse printen

Voor grotere evenementen worden de badges ter plaatse geprint. Door scannen van de bevestigingsbrief of opzoeken op naam wordt de bezoeker geïdentificeerd en de badge geprint. Hierbij beschikt iedere hostess over een eigen printer zodat men gemakkelijk tot 200 bezoekers per uur en per post kan verwerken. Om deze snelheid te halen bij PVC badges zal het kleurgedeelte reeds op voorhand geprint worden en gaat men ter plaatse personaliseren met één kleur (bvb zwart). Men verliest geen tijd om de juiste badge te zoeken en hoeft ook geen badges te printen voor mensen die niet komen.

Als algemene regel kan je aannemen dat voor events kleiner dan 400 personen het eerder aangewezen is om de badges op voorhand te printen en voor grotere events dit ter plaatse te doen.

Hoe de badge bevestigen?

PVC badges worden meestal via een krokodillenklem of speld bevestigd. Alternatieven zijn het bevestigen van een metalen plaatje op de achterzijde met een magneet of het gebruik van een lanyard en een perforatie in de badge.

De grotere congresbadges worden meestal aan een lanyard bevestigd maar er kan ook een bretelclip voorzien worden. Om te vermijden dat badges draaien wordt er af en toe met 2 haakjes gewerkt.  

Een thermische klever of stoffen badge wordt op de kleding bevestigd. Dit mag niet op zijde of leder gekleefd worden wegens het risico om deze te beschadigen met de lijm.

Wat is er nodig om badges te printen?

Op basis van een gastenlijst in Excel en informatie over de lay-out worden de badges aangemaakt. Verder wordt er afgestemd welke velden en waar deze op de badge moeten komen. Is bedrijf het belangrijkste of de naam? Voornaam gevolgd door naam of omgekeerd? Is de functie belangrijk?

Als er een verschillende layout of een persoonlijk programma geprint moet worden moet deze informatie ook in de Excel aanwezig zijn.

Badges kunnen op voorhand geprint worden of ter plaatse. Als algemene regel kan je aannemen dat voor events kleiner dan 400 personen het eerder aangewezen is om de badges op voorhand te printen en voor grotere events dit ter plaatse te doen.

Hoe kan men verschillende types bezoekers onderscheiden ?

Soms zijn er verschillende type bezoekers aanwezig en wenst men hiervoor een onderscheid te hebben: eigen personeel t.o.v. klanten, sprekers, crew, VIP,…Hiervoor kan er een extra kleurband geprint worden, een extra figuur, een indicatie zoals VIP, *,..

Voor evenementen met een verhoogde security kan men ook de foto van de persoon op de badge printen zodat badges niet doorgegeven kunnen worden.

Kunnen we een persoonlijk programma printen?

De grotere congresbadges worden gebruikt om meer branding te voorzien (logo event of sponsors) of om een persoonlijk programma te printen. Door toevoeging van de zalen of kleuren kan de zoektocht naar de juiste workshop verbeterd worden.

Verdere opvolging doorheen het event met barcode of RFID.

Wanneer men de bezoeker tijdens het event snel verder wenst op te volgen worden meestal barcodes geprint. Door deze te scannen kan men snel controleren of iemand toegang heeft tot een bepaalde zone (crowd management), wie naar welke workshop geweest is, wie informatie wenst over een bepaald product, wie de beursstand bezocht heeft (lead generatie),…

Een alternatief voor de barcode is het gebruik van een RFID chip. Gezien de hogere kostprijs is dit voornamelijk interessant als men meerdere diensten aan deze chip koppelt zoals betalingen ter plaatse…

Zelf printen of uitbesteden?

Wanneer men maandelijks verschillende events heeft kan het handig zijn om zelf te investeren in het nodige materiaal om badges te printen (Printer, verbruiksmateriaal,…). Met een eenvoudige druk op de knop kan men een PDF aanmaken die direct geprint kan worden zonder complexe toestanden zoals een merge van Word en Excel bestanden.  Diverse templates zijn aanwezig om de verschillende types van badges te ondersteunen.

In de andere gevallen is het handiger om het aanmaken van de badges uit te besteden daar men hiermee ook een hoop stress kan vermijden op het ogenblik dat er nog zoveel andere zaken te doen zijn.

Wat zijn de voordelen van badges?

Allereerst bieden de badges u de mogelijkheid om uw bezoekers snel te identificeren. Mogelijke verwarring over de identiteit van een individu wordt hierdoor dus helemaal uitgesloten.

Ook voor de genodigden heeft een badge heel wat voordelen! Zo wordt netwerking gemakkelijker door de verlaging van de aanspreekdrempel, wat natuurlijk een positief effect heeft op uw event en de toon zet voor een aangename sfeer onder de genodigden.
 

De badges bieden u naast het identificatiebewijs ook het enorme voordeel om meer te weten te komen over uw genodigden: “Wie is geïnteresseerd in wat, wie praat met wie, wie volgt welk programma, langs welk kanaal is men uitgenodigd, enz.”. De informatie die u kunt halen uit deze data is vaak van onschatbare waarde.