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event académie: Eventdesk pour la validation à l'entrée d'un événement


Afin d'encourager les visiteurs à apporter dans l'ambiance appropriée est un accueil bon et professionnel sans faire la queue indispensable. En montrant la confirmation on peut vitement valider les visiteurs : Peuvent-ils entrer ? Ont-ils payé ? Ont-ils besoin d’un traitement spécial (par exemple : parleur). Des gens qui n’ont pas enregistré d’avance peuvent être ajouté sur place. Pendant l’accueil on a une vue permanent de qui est déjà entré, combien des visiteurs sont encore attendus,… Après l’événement on a un claire rapport sur quels visiteurs étaient présent ou pas présent, Quand ils sont arrivés,… Cliquez sur les questions ci-dessous pour plus d’info.

 

Une première division majeure est l'utilisation d'ordinateurs, tablettes ou des appareils ‘rudgedised’ avec un scanner intégré.

  • Des ordinateurs sont souvent utilisé en combinaison avec live badging parce que ça donne plus des possibilités. Ils sont plutôt appliqué  dans des situations complexes ou l’accueil de plus des 500 personnes. Quand il y a live badge printing ..
  • Des tablettes sont un remplacement idéal des liste d’invités en papier. On peut installer l’app eventcheckin sur votre propre tablette qu’est ce que réduisent les frais ou louez une solution complète. Ils sont plutôt destiné aux événements moins que 500 personnes mais du côté technique il est également possible pour des plus grands événements de milliers personnes.
  • ‘rudgedised’ appareils, scanner intégré, sont plutôt applicable aux lieux où il n’ y a pas possible d’avoir des desks. Par exemple aux festivals, sur parking, en plein air,…

Scanners peuvent être ajoutés aux PC et tablettes afin d'accélérer le processus de validation.

Une deuxième division est si des badges sont prévus. Ceux-ci peuvent être imprimés à l'avance ou sur place.

Les visiteurs reçoivent leur billet électronique par courrier électronique avec ou sans un code-barres. Ils les impriment et les amènent à l'événement. Lisez le code-barres et vérifiez les billets électroniques pour enregistrer leur présence. Ou cherchez sur nom, prénom ou entreprise pour enregistrer leur présence, si on n’utilise pas un code-barres dans la confirmation.

Lors de la validation, vous savez immédiatement:

  • si le paiement a été effectué (automatiquement en ligne ou par virement avec enregistrement manuel du paiement)
  • si le billet n'est pas une copie
  • si le code-barres unique correspond bien aux chiffres de contrôle
  • si des demandes supplémentaires ont été faites ...

Sur quelques événements publiques beaucoup des visiteurs viennent sur place sans s’inscrire à l’avance. Pour accélérer l’accueil on peut lire les données de l’e-ID de sorte qu’on a l'épellation correcte.

  • Réduisez le temps nécessaire pour traiter les données des visiteurs
  • Réduisez le nombre des typos
  • Demandez la partie d’information par l’eID et demandez plus information par l’écran
  • Exportez tous les données collectées à la fin d’événement pour le suivi ulterieur
  • Imprimez des badges avec la photo  de l’eID carte pour un meilleur contrôle
  • Validez l’accès sur base d’âge autorisé ou code postal
  • un outil idéal pour les sites sécurisés.

Une bonne évaluation d’un événement est basé sur des statistiques, où on peut déduire des informations importants pour les event managers. Cette information doit vitement être disponible de sorte que l’événement peut être évalué.

Quelques question importants où une réponse est nécéssaire  pour une bonne évaluation de l’événement :

  • Qui était inscrit et qui n’était pas venu ? (No-show)
  • Qui étaient nos visiteurs ?
  • Qui est enregistré sur place ?
  • Qui a suivi quelle workshop ?
  • Qui est venu à mon présentation ?
  • Qui est venu sur mon stand ?
  • Qui étaitent les retardataires?
  • Combien de temps restent le visiteurs en moyenne sur l’événement ?
  • Pendant combien de temps les visiteurs sont arrivés?
  • Une vue permanent sur le nombre de présents
  • On peut donner la réponse sur la question si quelqu’un est déjà présent
  • Le visiteur a depuis le début une impression professionnelle et agréable
  • Après l’événement on a des statistiques claires : qui était présent, qui n’était pas présent, qui est ajouté sur place,...
  • Sauvegarde sur ​​le travail manuel