Wat zijn de mogelijkheden om nieuwsbrieven te versturen?

Via het versturen van gerichte en gepersonaliseerde uitnodigingen kunt u de mate waarin geantwoord wordt sterk verhogen. Via links in de nieuwsbrief krijgt men dan meer info over het evenement of komt men terecht op de registratiepagina.

Volg de reacties op uw campagnes op de voet en zie in real time in welke mate er wordt doorgeklikt naar uw registratieformulier of website. Volg per contact de status van de verzonden emails  (Verzonden, mislukt, gelezen, click-through informatie, automatische verwerking van bounces,...).

Types van nieuwsbrieven

• Save the date om de datum alvast in de agenda te noteren
• Uitnodiging voor het event
• Reminder naar de mensen die nog niet ingeschreven hebben
• Mail met praktische info een aantal dagen voor het event
• Bedankings e-mail na het event

Een goede nieuwsbrief moet ook rekening houden met de anti-spam wetgeving. Dit wil zeggen dat de ontvanger zich op een eenvoudige manier moet kunnen uitschrijven en dat dit ook gerespecteerd wordt.

Wanneer extra informatie ter beschikking staat buiten het e-mail adres kan deze ook gebruikt worden in de nieuwsbrieven; Zo kan iemand persoonlijk aangesproken worden.

Wanneer er een link in de nieuwsbrief naar een registratiepagina staat of om zijn persoonlijke code in te vullen kan deze informatie al gedefault worden daar elke mail automatisch specifiek per contact aangemaakt wordt.

Het verzenden van een save the date.

De agenda van de mensen loopt snel vol. Daarom wil men hen al geruime tijd op voorhand inlichten van een event dat in aantocht is, zelfs als alles nog niet concreet genoeg is om al met de inschrijvingen te starten. Hiervoor wordt een Save the date e-mail verstuurd. Deze geeft reeds het thema van het event weer samen met enkele praktische zaken zoals waar en wanneer het zal doorgaan.

Om het gemakkelijk te maken voor de bezoeker om dit in de agenda te zetten wordt er voor gezorgd dat ze met één druk op de link automatisch een topic in hun agenda toevoegen met alle praktische informatie over het event.

Het verzenden van de uitnodiging en de reminders hiervoor

Wanneer de registratiesite klaar is kunnen de uitnodigingen verstuurd worden. Hierin wordt het evenement aangekondigd en staat er een link om te registreren. Omdat elke mail gericht is naar een bepaald contact wordt de link ook gepersonaliseerd zodat men direct de contactgegevens kan tonen op het formulier. Soms is de uitnodiging strikt persoonlijk en kan men deze gegevens niet aanpassen naar iemand anders.

Na verloop van tijd kan een reminder gestuurd worden naar iedereen behalve de mensen die reeds ingeschreven zijn.

Verder kan men de contactdatabase opdelen in bepaalde groepen die een andere e-mail krijgen. Zo kan men Nederlands en Franse uitnodiging sturen, VIP en gewoon,...

Voor andere projecten bevat de mail een persoonlijke code die men moet ingeven op de registratiesite om te kunnen registreren.

Het verzenden van een mail met praktische informatie.

Een paar dagen voor het event wordt nog een e-mail met praktische informatie gestuurd. Waar gaat het evenement door? Wanneer gaat dit door? Wie wordt er verwacht?

Eventueel wordt hier een link voorzien via de welke mensen die uiteindelijk toch verhinderd zijn zich eenvoudig kunnen uitschrijven. Dit zal het aantal no-shows reduceren.

Het verzenden van een bedankmail na het event.

Na het evenement kan naar de aanwezigen een bedankmail gestuurd worden. Hier kan een link in staan naar foto's of video's van het evenement, naar een enquête formulier of naar de presentaties.

Wat zijn de voordelen van nieuwsbrieven?

Wanneer de nieuwsbrieven verstuurd worden vanaf de registratietoepassing heeft men een aantal extra voordelen:

• Betere personalisatie zodat men reminders kan sturen naar de personen die nog niet ingeschreven zijn.
• Beter overzicht van wie al gereageerd heeft en wie niet.
• Link naar het juiste registratieformulier per doelgroep (VIP, spreker,...)